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使用电话时的礼仪
2011-04-18 00:00  
要正确有效地使用电话,应该做到亲切文明、简捷准确。打电话时,虽然相互看不见,但是闻声可知其人。因此,通话时一定要客气礼貌坚持用“您好“开头,“请“字在其中,“谢谢“、“不客气“结尾,嗓音要清晰,音量在适中,语速要恰当,通过声音在对方心里树立良好的形象。打电话是为了争取时间,提高信息交流的效率,因此交谈时词语达意简洁,语言清晰准确,以避免误听。
★ 重要的第一声
当我们打电话给某单位,若一接通,就使对方听到对方亲切、优美的招呼声,心情一定会很愉快,使双方对话能顺利展开。在电话中只要稍微注意一下自己的语言就会对对方留下美好的印象。同样说:“您好,这里是XX“,但声音清脆、悦耳,吐字清晰,同让人听了不清晰、阴沉的声音,会给对方留下完全不同的印象。在电话中给人印象不佳,对方对你所在的单位也会有看法。因此要记住,接电话时,应有“我代表企业的形象“的意识。
★ 迅速准确的接听
企业业务繁忙,一个办公定有时往往会有几部电话,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒钟,若长时间无人接电话,让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分焦急,你所在的企业会给他留下不好的印象。即使电话离自己很远,听到电话铃声后,应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是“喂“了一声,对方会十分不满,并留下恶劣的印象。
★ 打电话之前,应确定第一受话人、 第二受话人, 然后确定电话交谈的内容,如果内容较多,应事先打个腹稿,力求表达清楚、简练。给不熟悉的对象打电话时,要给对方以沉着、思路清晰的感觉。接通电话并确认电话号码无误时,应立即简要报明自己的身份、姓名及要通话的人名,当对方答 “稍候“时,应握着话筒静候;假如对方告诉你“要找的人不在“时,切不可鲁莽地将话筒“喀啦“一下挂断,应道声“谢谢“。
★ 打电话要简短,长时间占线,有可能误事。

★ 打完电话,不要忘记说一声“我挂电话了,好吗?“或者说一声:“再见“!如果对方是长辈或领导,要等对方挂断电话,自己才放下听筒,表示礼貌。

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